Uproszczona księgowość w NGO po nowelizacji ustawy o rachunkowości
Od początku roku 2016 organizacje pozarządowe mogą wybierać spośród następujących opcji wprowadzonych w Ustawie o rachunkowości. Nowe przepisy wyróżniają cztery możliwości – cztery typy jednostek:
1. Jednostka prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń
2. Jednostka mała (Nowość)
3. Jednostka mikro
4. Jednostka prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów (Nowość)
1. Jednostka prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń
Każda organizacja może prowadzić pełną księgowość – w tym przypadku nie ma żadnych ograniczeń. Do tej pory pełną księgowość prowadziły wszystkie organizacje pozarządowe, z wyjątkiem tych, które zdecydowały się na zostanie w 2015 roku jednostką mikro.
Organizacja, która zdecyduje się na tę opcję, nie musi podejmować żadnej formalnej decyzji, np. w postaci uchwały zarządu. Także te organizacje, które nie zdecydują się na którąś z trzech poniżej opisanych opcji automatycznie pozostają jednostkami prowadzącymi księgowość z zastosowaniem bardzo szerokiego zakresu przepisów ustawy o rachunkowości.
Oznacza to m.in. sporządzanie sprawozdania finansowego, podsumowującego rok według najbardziej rozbudowanego i szczegółowego wzoru z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości. Sporządzanie informacji dodatkowej i objaśnień do sprawozdania finansowego
Aktywny formularz sprawozdania finansowego dla organizacji (aby otworzyć kliknij prawym klawiszem myszy, a następnie wybierz otwórz hiperłącze): Kopia Bilans_Rachunek_wg_zalacznika_1-1.xls
Jednostka mała NOWOŚĆ!
Nowym rozwiązaniem, które można zastosować od 2016 roku, jest „jednostka mała”. Jednostką małą może stać się każda organizacja, która za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości ( art.3 ust.1c ustawy o rachunkowości):
a. 17 mln zł – w przypadku wartości ogółu majątku, obliczanego na koniec roku obrotowego i podawanego w bilansie, tzw. sumy aktywów bilansu,
b. 34 mln zł – w przypadku wartości przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c. 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Co należy zrobić, by stać się jednostką małą? Organizacja musi podjąć formalną decyzję, że staje się jednostką małą w trybie określonym w statucie, np. uchwałą zarządu. Ułatwieniem, z którego korzystają jednostki małe, jest nowy i znacząco uproszczony wzór sprawozdania finansowego. Znajduje się on w załączniku nr 5. ustawy.
Wzory formularzy sprawozdania finansowego wg załącznika nr 5 ustawy (aby otworzyć kliknij prawym klawiszem myszy, a następnie wybierz otwórz hiperłącze):
1. bilans-dla-jednostek-malych-wersja-i-1.pdf
2. bilans-dla-jednostek-malych-wersja-ii.pdf
3. rachunek-zyskow-i-strat-dla-jednostek-malych-wariant-kalkulacyjny.pdf
4. rachunek-zyskow-i-strat-dla-jednostek-malych-wariant-porownawczy.pdf
Informacje uzupełniające:
Jednostka mała – o wiele szerszy zakres, w Załączniku wyszczególniono 18 punktów wymagających uszczegółowienia, w przypadku jednostki mikro jest tylko 3 punkty wyjaśnień do bilansu
Jednostka mikro
Jednostką mikro może stać się każda organizacja, która nie prowadzi działalności gospodarczej lub za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości (Art. 3 ust. 1a Ustawy o rachunkowości):
a. 1,5 mln zł – w przypadku wartości ogółu majątku, obliczanego na koniec roku obrotowego i podawanego w bilansie, tzw. sumy aktywów bilansu ,
b. 3 mln zł– w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c. 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Jest to rozwiązanie , które można było stosować już od początku 2015 roku za rok 2014. Aby stać się jednostką mikro organizacja musi podjąć formalną decyzję że staje się jednostką mikro w trybie określonym w statucie, np. uchwałą zarządu. Jednostki mikro również mają uproszczony wzór sprawozdania finansowego znajduje się on w załączniku nr 4 do ustawy o rachunkowości.
Wzór sprawozdania finansowego dla jednostek mikro określony w załączniku nr 4 ustawy o rachunkowości (aby otworzyć kliknij prawym klawiszem myszy, a następnie wybierz otwórz hiperłącze):
1. Kopia sprawozdanie_finansowe_mikro-3.xls
2. Rachunek Wyników dla jednostek mikro.xls
3. Bilans dla jednostek mikro.xls
4. uchwala_jednostka_mikro.rtf
Jednostka prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów (Nowość)
Jest to największa zmiana którą przyniosła nowelizacja ustawy o rachunkowości.
Na podstawie art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z uproszczeń będą mogły skorzystać organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt. 2 tej ustawy, organizacje które mogą prowadzić ewidencję przychodów i kosztów muszą spełniać następujące kryteria:
1. prowadzą działania w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy o pożytku,
2. nie prowadzą działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
3. nie mają statusu organizacji pożytku publicznego,
4. osiągają przychody wyłącznie z:
a) działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej,
b) działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług,
c) tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,
d) tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania, tworzonych na tych rachunkach,
5. w roku poprzedzającym rok wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt. 4 w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł. Przepisu ust. 1 pkt. 5 w zakresie wielkości przychodów nie stosuje się w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność.
Ponadto, zgodnie z art. 10a ust. 3 tej ustawy, o wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów jednostka, w t e r m i n i e do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego , w którym rozpoczyna prowadzenie ewidencji, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia działalności, zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 3, dotyczy także lat następnych, z zastrzeżeniem ust. 5. Jednostka zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym w terminie 14 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, o:
1) rezygnacji z prowadzenia tej ewidencji;
2) niespełnianiu warunków, o których mowa w ust. 1.
Organizacja spełniające te warunki może korzystać z wielu uproszczeń:
- nie musi prowadzić pełnej księgowości, tylko uproszczoną ewidencję,
- jest zwolniona z obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego,
- nie musi posiadać polityki rachunkowości.
Uproszczona ewidencja obejmuje zbiory zapisów, obrotów (sum zapisów), które tworzą:
1. zestawienie przychodów i kosztów określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia;
2. zestawienie przepływów finansowych określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia;
3. karty przychodów pracownika;
4. wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych prawnych związanych z prowadzoną działalnością, zwany dalej „wykazem”.
Organizacja prowadząca uproszczoną ewidencję księgową na jej podstawie ma obowiązek sporządzenia deklaracji rocznej CIT 8.
Wzory ewidencji wg załącznika nr 1 nr 2 do rozporządzenia (aby otworzyć kliknij prawym klawiszem myszy, a następnie wybierz otwórz hiperłącze):
1. zestawienie-przychodow-i-kosztow.pdf
2. zestawienie-przeplywow-finansowych.pdf
3. Zawiadomienie Naczelnika US o wyborze uproszczonej księgowości.docx
Wadą tej ewidencji jest to iż nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie prowadzonych przez organizację projektów (księgowe wyodrębnienie projektów jest w wielu sytuacjach obowiązkowe). Inną rzeczą jaką organizacja musi sobie wewnętrznie rozwiązać jest prowadzenie ewidencji kasy, rozrachunków, funduszu statutowego (jest to ważne aby nie utracić kontroli finansowej nad stanem gotówki w organizacji).
Decyzja w sprawie wyboru typu jednostki musi zostać podjęta przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, zgodnie ze statutem. Zarząd może opiniować uchwałę w tym zakresie, lub zasugerować wybór organowi zatwierdzającemu, sugerując się wiedzą na temat korzyści z wybranej formy sprawozdawczości
Zarząd – zakres odpowiedzialności wynika z ustawy o rachunkowości (art.4 pkt.5)
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (…), w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r obarcza odpowiedzialnością za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, ich nierzetelne (niezgodne ze stanem faktycznym) prowadzenie albo prowadzenie ich niezgodnie z przepisami tej ustawy określone w art. 77 ust. 1.
- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Zarząd w ramach dyspozycji przepisu z art. 77 ust. 1 Ustawy o rachunkowości odpowiada za przestępstwo jeśli działa umyślnie. Scedowanie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg na podmiot profesjonalny [np. biuro rachunkowe] uwalnia od odpowiedzialności za umyślne przestępstwo, jednak pozostaje nadzór nad pracą księgowości (zgodnie z art.4 pkt.5 ustawy). Prowadząc samemu księgi odpowiadamy w pełnej rozciągłości.
